月乃行政書士事務所
アポスティーユ申請書は、記入欄が少なくシンプルに見えますが、国名の正式表記や押印の有無など、細かいルールを知らずに提出すると書類不備で返却されることがあります。この記事では、外務省公式サイトからの申請書のダウンロード方法から、各記入欄の書き方を記入例付きで丁寧に解説しています。また、郵送・窓口それぞれの申請手順や、個人・法人別のチェックリストもまとめていますので、初めての方でも安心して手続きを進めていただけます。
アポスティーユ申請書とは？提出前に知っておくこと
アポスティーユとは、日本の公文書を外国で使用する際に、その文書が本物であることを証明するための認証制度です。正式には「外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）」に基づく認証であり、条約に加盟している国々の間で有効な証明として認められています。
この手続きを行う際に必要となるのが「アポスティーユ申請書」です。外務省に申請を行う際の申請書であり、正しく記入して提出することで、対象の文書にアポスティーユが付与されます。書き方や提出先を間違えると書類が返却されてしまうこともありますので、手続きを始める前にしっかりと確認しておきましょう。
申請書が必要なケースとそうでないケース
アポスティーユ申請書が必要になるのは、海外でさまざまな手続きを行う際に、日本の公的な文書を提出しなければならない場面です。具体的には、以下のようなケースが代表的です。
| シーン | 必要となる文書の例 |
|---|---|
| 海外での婚姻手続き | 戸籍謄本、婚姻要件具備証明書 |
| 海外での就労・ビザ申請 | 卒業証明書、無犯罪証明書（警察証明書） |
| 海外法人の設立・取引 | 登記事項証明書、定款 |
| 海外の学校・大学への入学 | 成績証明書、卒業証明書 |
| 海外での相続・不動産手続き | 戸籍謄本、印鑑証明書 |
一方で、提出先の国がハーグ条約に加盟していない場合は、アポスティーユではなく「公印確認＋領事認証」という別の手続きが必要になります。申請書を作成する前に、まず提出先の国がハーグ条約加盟国かどうかを確認することが重要です。
また、文書の種類によってはそもそもアポスティーユの対象外となる場合があります。私文書（個人間で作成した契約書など）は、そのままではアポスティーユを受けることができません。私文書に認証を受けたい場合は、まず公証役場で公証人の認証を受けてから、外務省へ申請するという流れになります。
申請書は外務省・公証役場どちらに出すのか
アポスティーユ申請書を提出する先は、対象となる文書の種類によって異なります。この点は混乱しやすいポイントですので、しっかり整理しておきましょう。
| 文書の種類 | 申請先 | 具体例 |
|---|---|---|
| 公文書 | 外務省 | 戸籍謄本、登記事項証明書、卒業証明書（国公立）など |
| 私文書（公証人認証済みのもの） | 外務省 | 公証役場で認証を受けた契約書、委任状など |
| 私文書（公証人認証なし） | まず公証役場へ | 個人作成の書類、私立学校発行の証明書など |
市区町村が発行する戸籍謄本や住民票、法務局が発行する登記事項証明書、都道府県や国の機関が発行する各種証明書などの公文書は、そのまま外務省に申請することができます。
一方、私立学校が発行した在学証明書や成績証明書、個人や企業が作成した書類などの私文書は、まず公証役場に持参して公証人による認証を受ける必要があります。公証人の認証が付された文書であれば、その後に外務省へアポスティーユ申請を行うことができます。
なお、外務省への申請は、東京にある外務省本省と大阪分室で受け付けています。郵送での申請も可能ですので、お住まいの地域や状況に合わせて手続き方法を選ぶとよいでしょう。
私文書の場合は、公証役場からのワンストップサービスを利用するのが便利です。
アポスティーユ申請書のダウンロード方法
申請書は外務省の公式サイトからダウンロードするか、窓口で直接入手することができます。どの方法で申請するかによって準備するものが異なりますので、ご自身の状況に合った方法を確認しておきましょう。
こちらからもダウンロード可能です。
外務省公式サイトからのダウンロード手順
アポスティーユの申請書は、外務省の公式ウェブサイトからPDF形式で無料でダウンロードすることができます。郵送申請を予定されている方はもちろん、窓口申請の方も事前にダウンロードして自宅で記入しておくと、当日の手続きがスムーズです。
ダウンロードの手順は次のとおりです。
- 外務省の公式ウェブサイトにアクセスします。
- 「領事・ビザ」または「証明」に関するページを開きます。
- 「アポスティーユ申請書（APOSTILLE）」の項目を探します。
- アポスティーユ申請書・委任状（APOSTILLE）という名称のPDFとwordがあるのでダウンロードします。
印刷する際は、A4サイズで縮小・拡大なし（倍率100%）で出力することを忘れないようにしてください。用紙サイズが異なると、窓口で受け付けてもらえない場合があります。また、ダウンロードしたPDFはご自身のパソコン上で直接入力しても大丈夫ですし、印刷後に手書きで記入しても大丈夫です。ご自身の楽な方をお選びください。
郵送で申請書を送ってもらう方法
申請書は郵送で送ってもらうことも可能です。
その場合、下記の項目をメモに書き、切手と貼付した返信用封筒（住所、宛名を明記したもの）を同封の上、外務本省（東京）または大阪分室に郵送します。しばらくすると申請書を返送してくれます。
郵送請求時のメモに記入すべき内容
- 提出国名
- 申請書の種類（アポスティーユ申請書または公印確認申請書のいずれか）
- 申請書の必要枚数
郵送で申請書を送る場合の住所
外務本省（東京）
〒100-8919 東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎1階
外務省 領事局領事サービスセンター 証明班
大阪分室
〒540-0008 大阪府大阪市中央区大手前4-1-76 大阪合同庁舎第4号館4階
外務省 大阪分室証明班
アポスティーユ申請書の書き方を記入例付きで解説
ここからは、実際の申請書の各項目をひとつひとつ丁寧に確認していきます。記入ミスは書類の返却につながることもありますので、記入例も参考にしながら落ち着いて進めていきましょう。
【記入例】アポスティーユ申請書 本人が申請する場合
【記入例】アポスティーユ申請書 代理人が申請する場合
申請者の氏名・住所の書き方
申請者欄には、申請を行うご本人の情報を記入します。個人が申請する場合は、住民票に登録されている氏名・住所をそのまま正確に記入してください。外国語表記のお名前をお持ちの方も、日本語の表記で記入するのが基本です。
法人が申請する場合は、法人の正式名称と所在地を登記事項証明書に記載されているとおりに記入します。担当者個人のお名前や部署名は、申請者欄ではなく担当者欄や連絡先欄への記入となりますのでご注意ください。
| 申請者の区分 | 氏名の記入方法 | 住所の記入方法 |
|---|---|---|
| 個人 | 住民票と同じ氏名（フルネーム） | 住民票に登録されている住所 |
| 法人 | 登記上の法人名称（株式会社・合同会社等の形態も含む） | 登記上の所在地 |
提出先国名の書き方（国名の正式表記に注意）
「提出先国名」の欄は、アポスティーユを付した書類を実際に使用する国の名称を記入する欄です。略称ではなく、日本国内で正式に使われている国名の表記を使うことが求められます。
たとえば、アメリカは「アメリカ合衆国」、中国は「中華人民共和国」、韓国は「大韓民国」というように、正式名称での記入が基本です。ただし、外務省の申請書によっては一般的な通称が認められる場合もありますので、記入前に書式の注意書きをよく確認するようにしてください。
| 通称 | 正式名称（記入例） |
|---|---|
| アメリカ | アメリカ合衆国 |
| 中国 | 中華人民共和国 |
| 韓国 | 大韓民国 |
| ドイツ | ドイツ連邦共和国 |
| フランス | フランス共和国 |
| オーストラリア | オーストラリア連邦 |
なお、アポスティーユはハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約）の締約国に向けてのみ利用できる制度です。提出先の国がハーグ条約の締約国かどうかは、外務省の公式情報で事前に確認しておきましょう。
日付の書き方（令和８年１月以降は西暦で記入）
申請書に記入する日付は、原則として申請を行う日付を記入します。郵送で申請する際には、書類に記入している日付で大丈夫です。外務省が発行している最新の申請書（令和８年１月）では、西暦を記入する形式となっていますが、申請書の書式に指定がある場合はそれに従ってください。
指定がない場合、一般的には西暦で統一している方が多い傾向にあります。ただし、書類全体で和暦と西暦が混在していると整合性が取れない場合があるため、他の書類の記載に合わせて揃えるようにするとよいでしょう。
| 記入方式 | 記入例 | 注意点 |
|---|---|---|
| 西暦 | 2026年5月1日 | 国際的な書類との整合性が取りやすい |
| 和暦 | 令和8年5月1日 | 書式に和暦指定がある場合は従う |
アポスティーユ申請書を出す前の最終チェックリスト
申請書を書き終えたら、窓口へ持参したり郵送したりする前に、もう一度内容を見直してみましょう。記入漏れや書類の不足があると、書類が返却されてしまい、手続きが大幅に遅れることがあります。ここでは、個人と法人に分けて、それぞれ確認しておきたいポイントをまとめています。
個人が申請する場合のチェック項目
個人でアポスティーユ申請を行う場合は、以下の項目をひとつひとつ確認してみてください。特に、氏名・住所の記入漏れや、対象文書の準備状況については念入りにチェックすることをおすすめします。
| 確認項目 | 確認内容 | チェック |
|---|---|---|
| 申請書の記入 | 氏名・住所・提出先国名など、すべてに記入漏れがないか | □ |
| 対象文書の確認 | アポスティーユの対象となる文書（戸籍謄本・卒業証明書など）であるか | □ |
| 文書の原本確認 | コピーではなく原本を用意しているか | □ |
| 提出先国名の表記 | 国名が正式表記になっているか（略称や通称になっていないか） | □ |
| 日付の記入 | 日付が正しく記入されているか | □ |
| 返信用封筒（郵送の場合） | 必要な切手を貼った返信用封筒を同封しているか | □ |
| 本人確認書類（窓口の場合） | 運転免許証・マイナンバーカードなど本人確認書類はあるか | □ |
法人が申請する場合のチェック項目
法人名義でアポスティーユ申請を行う場合は、個人申請とは異なる書類が必要になることがあります。特に、申請者欄への法人名・代表者名の記載方法や、添付書類の種類については、あらかじめ外務省の最新情報を確認しておくと安心です。
| 確認項目 | 確認内容 | チェック |
|---|---|---|
| 申請書の記入 | 法人名・代表者名・所在地・提出先国名・文書名のすべてに記入漏れがないか | □ |
| 代表者の署名・押印 | 代表者による自筆署名、または社印・代表者印の押印が済んでいるか | □ |
| 対象文書の確認 | 申請する文書がアポスティーユの対象であることを確認しているか | □ |
| 文書の原本確認 | 登記事項証明書など、原本の提出が求められる文書を用意しているか | □ |
| 提出先国名の表記 | 国名が正式表記になっているか（略称や通称になっていないか） | □ |
| 日付の記入 | 日付が正しく記入されているか | □ |
| 返信用封筒（郵送の場合） | 必要な切手を貼った返信用封筒を同封しているか | □ |
| 担当者の連絡先 | 書類に不備があった際の連絡先（担当者名・電話番号）を記載しているか | □ |
法人の場合は、申請する文書の種類によって必要な添付書類が変わることもあります。不明な点がある場合は、外務省や各公証役場に事前に問い合わせておくと、スムーズに手続きを進めることができます。
アポスティーユの申請方法と手続きの流れ
申請書の記入が完了したら、いよいよ実際の申請手続きに進みます。アポスティーユの申請方法は「郵送申請」と「窓口申請」の2種類があり、それぞれに特徴があります。ご自身の状況に合わせて、使いやすい方法を選んでいただければと思います。
郵送申請の手順
外務省へのアポスティーユ申請は、郵送で行うことができます。窓口まで出向く時間がない方や、地方にお住まいの方にとって、郵送申請はとても便利な方法です。以下の手順で進めてください。
郵送申請の手順ステップ
| ステップ | 内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 1 | 必要書類をそろえる | 申請書・証明を受ける文書・返信用封筒を用意する |
| 2 | 申請書に記入する | 記入漏れ・誤字がないか必ず確認する |
| 3 | 返信用封筒を準備する | 返信先の住所・氏名を記載し、切手を貼る（簡易書留分の送料が必要） |
| 4 | 外務省の申請窓口宛てに郵送する | 送付先は外務省領事局領事サービスセンター（東京）または大阪分室 |
| 5 | アポスティーユが付いた文書を受け取る | 返信用封筒で返送される |
郵送申請の場合、申請書・証明を受ける文書・返信用封筒の3点が基本セットとなります。返信用封筒には、必ず切手を貼った状態で同封してください。追跡ができるレターパックが推奨されています。
なお、外務省への郵送申請に手数料はかかりません。ただし、公証役場での認証が必要な文書については、事前に公証役場での手続きと手数料が別途発生しますのでご注意ください。
窓口申請の手順
外務省の窓口へ直接出向いて申請する方法です。外務省は郵送での申請を推奨していますが、書類に不備があっても、その場で確認・修正できるため、確実に手続きを進めたい方には窓口申請がおすすめです。
窓口申請の手順ステップ
| ステップ | 内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 1 | 必要書類をそろえる | 申請書・証明を受ける文書を持参する |
| 2 | 申請窓口を訪問する | 外務省本省（東京）または大阪分室のいずれかで受付可能 |
| 3 | 窓口に書類を提出する | 受付時間内（平日のみ）に訪問する |
| 4 | アポスティーユが付いた文書を受け取る | 即日交付される場合と後日交付される場合がある |
窓口申請が利用できる場所は、外務省本省（東京都千代田区）と大阪分室（大阪市中央区）の2か所です。いずれも平日のみの受付となっており、土日祝日は対応していません。訪問前に受付時間を外務省の公式サイトで確認しておくと安心です。
窓口申請した場合の書類の受け取りは、郵送で後日となります。基本的には３営業日後に発送されるようです。
申請から受け取りまでの日数の目安
手続きにかかる期間は、申請方法によって異なります。スケジュールに余裕を持って準備するためにも、日数の目安を事前に把握しておくことが大切です。
| 申請方法 | 交付までの目安 | 備考 |
|---|---|---|
| 窓口申請（外務省本省・大阪分室） | 申請後、３営業日後に発送 | 書類に不備がない場合。 |
| 郵送申請 | 外務省到着後、数日程度 | 郵送の往復日数が加わるため、余裕をもって申請する |
返信用封筒を普通郵便で作成した場合、郵送日数がかかってしまいます。また土日は配達してもらえないため、土日に受け取りたい方や急ぎでほしい方は、返信用封筒をレターパックにするのがおすすめです。レターパックでも申請から受け取りまで１週間～１０日程度はかかると思った方が良いでしょう。
申請時によくある失敗と対処法
アポスティーユの申請は、書類さえそろっていれば難しくありません。ただ、慣れない手続きだからこそ、うっかりミスが起きやすいのも事実です。ここでは実際によくある失敗のパターンと、その対処法をまとめました。申請前にぜひ一度ご確認ください。
書類不備で返却されるケース
申請書類に不備があると、外務省から書類がそのまま返却されてしまいます。郵送申請の場合は特に、往復の時間が無駄になってしまいますので、事前にしっかり確認しておくことが大切です。
返却される主な原因には、以下のようなものがあります。
| 不備の種類 | 具体的な内容 | 対処法 |
|---|---|---|
| 申請書の記入漏れ | 氏名・住所・提出先国名などの必須項目が空欄になっている | 記入欄をすべて埋めてから提出する |
| 返信用封筒の不備 | 郵送申請で返信用封筒が同封されていない、または切手が貼られていない | 速達対応の切手を貼った返信用封筒を同封する |
| 原本が同封されていない | コピーのみを送付してしまっている | 認証を受ける文書の原本を必ず同封する |
書類が返却された場合でも、修正・補完したうえで再申請することは可能です。ただし、その分だけ時間がかかりますので、海外の提出先に期限がある場合は特に注意が必要です。
対象外の文書に申請してしまうケース
アポスティーユを付与できるのは、公文書に限られています。私文書（個人が作成した文書など）には直接アポスティーユを受けることができません。この点を知らずに申請してしまうケースが、意外と多く見受けられます。
以下の表で、申請できる文書とできない文書の違いを整理してみました。
| 文書の種類 | アポスティーユの可否 | 備考 |
|---|---|---|
| 戸籍謄本・住民票（市区町村発行） | 申請可能 | 公文書として直接申請できる |
| 警察証明書（犯罪経歴証明書） | 申請可能 | 都道府県警察が発行した公文書 |
| 登記事項証明書（法務局発行） | 申請可能 | 公文書として直接申請できる |
| 卒業証明書・在籍証明書（学校発行） | 原則として申請不可 | 私立学校が発行する場合は私文書扱い。公証役場での公証後に申請が必要 |
| 委任状・契約書などの私文書 | 原則として申請不可 | 公証役場で公証人の認証を受けた後に申請が必要 |
| 翻訳文書 | 原則として申請不可 | 公証役場で認証を受けたうえで申請する |
私文書の場合は、まず公証役場で公証人の認証を受け、その後に外務省へアポスティーユの申請をするという流れになります。「外務省に申請したら受け付けてもらえなかった」というケースは、この手順を知らなかったことが原因であることがほとんどです。
ご自身の文書がどちらに該当するか判断が難しい場合は、外務省の窓口や公証役場に事前に問い合わせてみることをおすすめします。
私文書へアポスティーユを取得する方法については、下記の記事で詳細を解説しています。
記入ミスを防ぐためのチェックリスト
申請書の記入ミスは、少し丁寧に確認するだけで防ぐことができます。提出前に以下のチェックリストをご活用ください。
| チェック項目 | 確認内容 | 確認済み |
|---|---|---|
| 申請者の氏名 | フルネームで正確に記入されているか | □ |
| 申請者の住所 | 現住所を正確に記入しているか（番地・建物名まで） | □ |
| 提出先国名 | 正式な国名で記入されているか（略称・通称になっていないか） | □ |
| 日付の記入 | 西暦・和暦の指定に従い、正しい形式で記入されているか | □ |
| 提出文書の確認 | 公文書か私文書かを確認し、必要な前処理が済んでいるか | □ |
| 返信用封筒（郵送の場合） | 宛名・切手が正しく準備されているか | □ |
| 書類の枚数 | 申請書と証明文書の部数が一致しているか | □ |
特に、提出先国名の正式表記と文書名の記入は、思い込みによるミスが起きやすいポイントです。申請書を書き終えたら、一度時間を置いてから見直すと、見落としに気づきやすくなります。焦らず、丁寧に確認してから提出するようにしましょう。
申請書の書き方に不安があるなら代行も選択肢
ここまで申請書の書き方や手続きの流れをご説明してきましたが、「自分で書けるか少し不安…」「書類の準備に時間が取れない」とお感じの方もいらっしゃるかもしれません。そのような場合は、行政書士への代行依頼という方法も、ぜひ選択肢のひとつに入れてみてください。
月乃行政書士事務所では、アポスティーユ取得サービスを提供しています。
行政書士に依頼できる主な業務内容
行政書士は、官公署に提出する書類の作成を業務として行うことができる国家資格者です。アポスティーユに関連した手続きでは、次のような業務を依頼することができます。
| 依頼できる業務 | 内容 |
|---|---|
| 申請書類の作成 | 申請書の正確な記入・作成を代行してもらえます |
| 公証役場での手続き | 公証人認証が必要な場合の公証役場とのやり取りを任せられます |
| 外務省への申請代行 | 郵送・窓口申請のいずれも代行してもらえるケースがあります |
| 翻訳との連携手配 | 翻訳会社との連携が必要な場合にまとめて対応してもらえることがあります |
| 書類の不備チェック | 提出前に書類全体を確認し、不備を未然に防いでもらえます |
代行依頼が特に向いているケース
すべての方に代行が必要というわけではありませんが、次のようなご状況の場合には、専門家への依頼がスムーズな解決につながることが多いです。
- 提出先の国や書類の種類が複数あり、手続きが複雑になっている
- 海外赴任や留学の準備など、期限が迫っていて時間的に余裕がない
- 公証役場での認証など、アポスティーユ以外の手続きも同時に発生している
- 日本語が母国語でなく、申請書の記入内容に不安がある
- 過去に書類不備で返却された経験があり、再度のミスを防ぎたい
代行を依頼するときの費用の目安
行政書士への依頼にかかる費用は、業務の内容や対応する書類の数によって異なります。一般的な目安として参考にしてください。なお、外務省の証明手数料（1件あたり1,700円）は別途かかります。
| 業務内容 | 費用の目安 |
|---|---|
| 申請書作成のみ | 数千円〜1万円程度 |
| 申請書作成＋申請代行（郵送） | 1万円〜3万円程度 |
| 公証役場認証＋アポスティーユ申請一式 | 3万円〜5万円程度 |
上記はあくまでも一般的な相場の目安です。事務所によって料金体系が異なりますので、依頼前に見積もりを確認されることをおすすめします。
まとめ
アポスティーユ申請書は、外務省の公式サイトからダウンロードし、記入例を参考にしながら正確に記入することが大切です。国名の正式表記や日付の形式など、細かい点での記入ミスが書類不備につながることが多いため、提出前のチェックリストを活用するようにしましょう。不安な場合は行政書士への代行依頼も有効な選択肢です。
